Cos’è la intranet e perché è importante nelle aziende

Già da un molto tempo nelle aziende si è iniziato ad utilizzare l’intranet, ma nonostante la sua diffusione sempre più ampia sono ancora in tanti a non conoscerla. Prima di entrare nello specifico è bene chiarire almeno in linea di massima di cosa parliamo

Una intranet è una rete che serve a condividere informazioni all’interno di un luogo specifico, che esula quindi dalla normale rete internet ed è ad uso esclusivo di una determinata compagnia. Viene solitamente utilizzata per mettere a disposizione degli utenti degli strumenti che facilitino la comunicazione aziendale e la reperibilità di informazioni ad esclusivo uso interno.

Oltre alla normale intranet, a volte ci troviamo davanti ad una extranet, questa non è altro che un’estensione della prima che permette di collegarsi alla rete aziendale anche da un luogo diverso, dando quindi la possibilità di reperire e scambiare informazioni coi colleghi nelle varie sedi o magari stando da un cliente. Questo agevola il lavoro e riduce di molto i tempi morti, ad esempio se si è in viaggio per una trasferta si può comunque restare connessi e lavorare senza problemi.

Leggendo le informazioni avute fino ad ora, verrebbe da chiedersi quale sia la differenza tra intranet, extranet ed un normale sito o una piattaforma di lavoro su internet. La difformità principale sta nell’accesso, infatti per lavorare all’interno di intranet bisogna avere le credenziali adatte. Per le aziende questo comporta dei gran benefici, poiché grazie ad intranet si unisce la comodità di lavorare ovunque con la certezza di avere le proprie informazioni al sicuro.

Tra i vari vantaggi troviamo anche la messa online di documenti e gazzettini aziendali che non devono essere stampati, facendo risparmiare all’azienda. Inoltre si avrà la facoltà di aggiungere uno spazio per l’e-learning, così che tutti siano sempre aggiornati e pronti, potendo inoltre andare a “ripassare” delle nozioni che potrebbero essere state dimenticate. Questo dona anche un senso di sicurezza che può essere condiviso attraverso i sistemi di comunicazione interni, creando coesione e incrementando il livello di produttività.

Per tutti questi motivi sempre più aziende si rivolgono ai professionisti dell’intranet project management, per creare una soluzione che sia personalizzata e per seguire il gestionale in modo che funzioni sempre velocemente e senza intoppi.

 Intranet nel tuo ufficio

Se l’idea è quella di creare una piattaforma intranet per il proprio ufficio, bisognerà prima di tutto immedesimarsi nei vari lavoratori, riflettendo su ciò che per loro può essere utilizzato in modo più  intuitivo e comodo. Ci si deve inoltre ricordare che intranet e internet sono due cose diverse, quindi la pagina principale dell’applicativo non dovrà risultare uguale a quella del sito web, una infatti è per gli esterni mentre la prima è utilizzata dai dipendenti.

Sarebbe una buona cosa differenziare seguendo l’organigramma aziendale, riservando quindi spazi per l’amministrazione, i commerciali, la segreteria, ecc. Per ogni settore si potranno utilizzare inoltre le terminologie più comuni usate in azienda e nei vari reparti, magari aggiungendo un link che riporti ad un glossario di queste parole. È bene comunque non esagerare con il gergo tecnico, attenendosi sempre alle regole del web writing.

È buona norma anche creare una pagina per ogni dipendente, completa di foto e dati oltre che ovviamente di un elenco dei progetti di cui la persona ha fatto parte. Andrà creata anche una pagina dedicata ad ognuno di questi progetti, che si potrà ricollegare ai profili dei vari lavoratori.

Uno dei punti forti della intranet è la possibilità di fare community. Ricorda che dar voce ai dipendenti è importante, come lo è permettergli di dire la loro sui vari progetti, apportando magari idee innovative. Migliorare la comunicazione avrà un impatto positivo anche sul livello di collaborazione tra gli impiegati.

Tirando un pò le somme si può dire che intranet agisce positivamente su più livelli come ad esempio il risparmio di tempo e denaro, l’aumento della comunicazione e della cooperazione, la sicurezza ed ovviamente una maggiore facilità nel reperire le risorse.

Giovanna Trentadue